Человеку, далекому от архивного дела или документооборота в компаниях может показаться, что архивная обработка — это роскошь, которой можно заниматься, только если у сотрудников уж очень много свободного времени. Но на практике дела обстоят совсем иначе, и зачастую без этого мероприятия обойтись просто нереально.
Давайте разбираться, зачем нужна архивная обработка дел и как она проводится.
Почему архивная обработка так важна?
Первое и самое очевидное — архивная обработка позволяет поддерживать порядок в документах, быстро находить нужные бумаги и не тратить время на пустые поиски. Но это не самое главное.
Намного важнее то, что грамотный подход к документам помогает при проведении проверок со стороны государственных органов, а значит, облегчает процесс взаимодействия с ними и помогает избежать штрафов.
Если планируется передача дел в государственные архивы, такая обработка обязательна.
При составлении различных справок, в особенности социально-правового характера, порядок в бумагах тоже очень важных.
Еще одна — косвенная — задача, с которой помогает справиться архивация — это освобождение места в офисе, особенно в том случае, если вы направляете бумаги на внеофисное хранение в профессиональное хранилище.
Как проводится архивная обработка?
Эта процедура проводится по четко определенному алгоритму:
- Экспертиза ценности — на этом этапе определяют, представляют ли бумаги научную, практическую и историческую ценность для компании. Если да, то они отправляются в дальнейшую работу, если нет, от них можно избавиться. В первую группу обычно попадают все бумаги, связанные с основной деятельностью предприятия, его личным составом и финансово-хозяйственной стороной работы.
- Систематизация. Обычно документы делят по типу и сроку хранения.
- Описание и формирование дел, процедура регламентируется законом и должна проводиться в соответствии с его требованиями: переплет или подшивка, порядок нумерации страниц, оформление обложки, внутренняя опись и заверительная надпись и т.д.
- Создание описей, это тоже важная стадия, которая должна проводиться в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций.
Дополнительными задачами может стать:
- создание электронного архива (в современном мире это очень важный и удобный способ оптимизации документооборота в компании, но важно помнить, что цифровые документы не заменяют, а только дополняют бумажные);
- подготовка ненужных листов к профессиональному, конфиденциальному уничтожению.
Все эти услуги, а также внеофисное хранение, могут для вас выполнить профессиональные архивисты. При желании с ними можно справиться самостоятельно, но для этого придется тщательно изучить законодательство.
