Новости Планеты

Как организовать домашний архив?

Как организовать домашний архив?

Создавая архив документов организации практически все компании обращаются к специалистам. И это разумно: мало кто обладает столь глубокими знаниями законов и архивного дела, чтобы создать архив компании своими силами.

Но что делать, если речь идет о домашней подборке документов. В этом случае вам вряд ли понадобится профессиональное хранение и уничтожение документов, но некоторые знания помогут.

Разбор завалов

Если вы никогда не наводили порядок в бумагах, вас, скорее всего, ждет тяжелая работа. Если же вы более-менее поддерживали состояние своей коробки с документами, то вам будет проще.

Первым делом нужно разобрать все, что есть. Параллельно с этим можно сразу же делить бумаги на отдельные группы. Мы рекомендуем выделить следующие группы:

  • личные документы (паспорта, свидетельства о рождении, пенсионные удостоверения и т.д.);
  • документы на квартиру;
  • бумаги на машину;
  • медицинские бумаги;
  • все, связанное с налогами;
  • кредитные документы;
  • гарантийные талоны и чеки;
  • квитанции.

Сразу же выбрасывайте то, что утратило свою актуальность: чеки на товары, которые вы уже не используете, бумаги, происхождение и назначение которых невозможно определить, рекламы, буклеты, любые устаревшие документы.

А самые важные документы (паспорта, свидетельства собственности и т.д.) нужно отксерокопировать и потом положить в отдельную папку. Ксерокопии можно хранить отдельно от основного архива, они могут не раз пригодиться вам.

Сроки хранения

Очень важно понимать, что каждый документ имеет определенный срок хранения.

К примеру, все, что касается недвижимости и другой собственности, нужно хранить очень тщательно и как можно дольше. А вот квитанции об оплате квартиры хранят всего три года. Товарные чеки по закону нужно беречь, пока не закончится срок гарантии. Но некоторые предпочитают не выкидывать их, пока используют вещь.

В идеале вы должны уточнить срок хранения всех бумаг и повести ревизию: нужно ли еще выделять место для этого файла, или нет.

Как организовать пространство?

Итак, вы разобрали все залежи, определили, что подлежит хранению, а что нет. Теперь нужно как-то организовать все это. Вы можете просто оставить вышеназванные группы в отдельных папках, а можете поделить их еще детальнее. К примеру, личные документы — по тому, кому из членов семьи они принадлежат, а квитанции — по годам (так будет удобнее избавляться от старого в будущем).

Для хранения удобно использовать:

  • папки с файлами (одна папка под одну группу бумаг);
  • папки-портфели (удобны в переноске);
  • коробка-картотека.

Все эти способы хороши тем, что они заранее разделяют бумаги по категориям. В итоге вы сможете, во-первых, быстро находить нужный вам документ, а во-вторых, без проблем добавлять новые в соответствующие разделы.

Место размещения архива

В идеале архив должен храниться в сейфе. Но на практике сейфы встречаются далеко не в каждом доме. Поэтому нужно выбрать такое место, до которого не доберутся:

  • дети;
  • солнечные лучи;
  • излишняя влажность.

Хорошее место — верхние полки шкафов или стеллажей. Если вы хотите хранить архив в столе, лучше позаботиться о том, чтобы ящик закрывался на ключ.

Готово! Осталось только своевременно и аккуратно пополнять ваш архив новыми «единицами» и не засорять лишним мусором.

Читать полностью (Время чтения: 9 минут)
Добавить комментарий